Módulo Formativo 2. Gestión de Reuniones, Viajes y Eventos. Asistencia a la Dirección. Certificado de Profesionalidad

Argumento de Módulo Formativo 2. Gestión de Reuniones, Viajes y Eventos. Asistencia a la Dirección. Certificado de Profesionalidad

Unidad formativa 1. Gestión del tiempo, recursos e instalaciones del asistente a la dirección

Capítulo 1. La organización y planificación del trabajo (I)

1. Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad

1.1. Eficiencia

1.2. Eficacia

1.3. Efectividad

1.4. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado

1.5. Productividad

2. Medios y métodos de trabajo

3. La planificación como hábito

3.1. Lugar de trabajo

3.2. La oficina y su organización

3.3. Preparación previa de la jornada de trabajo

4. Priorización

4.1. Formas de fijar prioridades

4.2. Lo urgente y lo importante

5. Organización

5.1. Reagrupación y simplificación

5.2. Distribución racional de las tareas a lo largo de la jornada

Actividades.

Capítulo 2. La organización y planificación del trabajo (II)

1. Delegación

2. Control y ajuste. El control del tiempo

2.1. Ladrones de tiempo

2.2. Cálculo del valor del tiempo

2.3. Técnica de medición temporal del trabajo

2.4. Métodos de optimización del tiempo

2.5. El reloj biológico. La curva de la actividad y la fatiga

2.6. El tiempo y el estrés

2.7. Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión del tiempo Instalación. Funciones y procedimientos de las aplicaciones

3. La calidad en los trabajos de secretariado

4. Habilidades de relación intrapersonal para optimizar el tiempo: iniciativa, proactividad, creatividad e innovación

5. Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación

6. El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el escritorio, las herramientas de trabajo ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios

7. La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización

8. Prevención de riesgos laborales

8.1. Normativa actual. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales

8.2. La carga de trabajo, la fatiga y la insatisfacción laboral

8.3. Criterios ergonómicos

Actividades.

Capítulo 3. Procesos y procedimientos del tratamiento de la información en la empresa. El archivo

1. Flujo documental en la empresa

2. Clasificación de los documentos

2.1. Vitales, útiles, importantes, necesarios, transitorios, desechables

2.2. Documento, informe, expediente, dossier, valija y otros

2.3. Reservado, restringido, privado, público

2.4. Métodos: ordenación alfabética, numérica, por índice temático, cronología y toponímica

2.5. Sistemas: tradicional, ordenador, microfilmar documentos. Soportes de archivo

3. Tratamiento de los documentos: estrategias y características de un buen archivo

4. El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimiento de uso. Inclusiones, extracciones y expurgo

4.1. Elaboración, revisión y aprobación

4.2. Expurgo o cambio de documentos

4.3. Distribución, acceso y control de los documentos

4.4. Registros

5. Gestión documental informática -oficina sin papeles-

6. Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos

Actividades.

Capítulo 4. La agenda

1. Tipos de agenda

2. Secciones de la agenda. Planificación, gestión (notas, mensajes, reuniones, gastos, viajes), información (teléfonos y direcciones, clientes, restaurantes, onomásticas), accesorios

3. Gestión de agendas: la agenda del directivo, la de planificación y control, la agenda del asistente. Normas para el buen uso de la agenda

Actividades.

Unidad formativa 2. Organización de reuniones y eventos

Capítulo 1. Organización de reuniones

1. Tipos de reuniones

1.1. De información

1.2. Ordinarias

1.3. Extraordinarias

1.4. Formales

1.5. Medias

1.6. Informales

1.7. Internas

1.8. Externas

2. Planificación de las reuniones

3. Preparativos de las reuniones

3.1. Objetivos

3.2. Presupuesto

3.3. Registro de fechas en agendas

3.4. Lista de control

3.5. Lista de participantes

3.6. Material de apoyo

3.7. Tarjetas

3.8. Logística

4. Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas

4.1. Orden del día

4.2. Convocatoria

5. El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión

6. Tipología y funciones de los participantes en una reunión

7. El papel de la secretaria el día de la reunión

8. La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión

8.1. Cuestionario de evaluación

8.2. Acta-resumen

8.3. Informe

8.4. Informe económico

8.5. Seguimiento de acuerdos

8.6. Archivo del dossier de la reunión

Actividades.

Capítulo 2. La negociación

1. Elaboración de un plan de negociación

2. Tipos o niveles

3. Participantes

3.1. Negociación directa

3.2. Negociación a través de representantes

3.3. Con conciliador, mediador o árbitro

4. Fases de la negociación

4.1. Preparación

4.2. Gestión

4.3. Cierre

5. Recursos psicológicos en la negociación

6. Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa

7. Los presupuestos y los contratos

7.1. Los presupuestos: implicaciones legales

7.2. Contrato de compraventa mercantil, de suministro, de servicios y de obra

7.3. Contenido del contrato

Actividades.

Capítulo 3. Organización de eventos (I)

1. Objetivos

2. Presupuesto

3. Tipos de eventos atendiendo a su ámbito

3.1. Congresos

3.2. Conferencias

3.3. Visitas

3.4. Inauguraciones

3.5. Aniversarios

3.6. Entregas de premios

3.7. Asambleas

3.8. Conferencias

3.9. Exhibiciones comerciales o ferias

3.10. Colocaciones de primera piedra y botaduras

3.11. Juntas de accionistas

3.12. Seminarios

3.13. Foros

3.14. Simposio

3.15. Ruedas y comunicados de prensa

4. Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento

4.1. Lugar

4.2. Fecha y horarios

4.3. Calendario de actos

4.4. Recursos económicos. Estimación real de los medios

4.5. Asistentes

4.6. Logística

4.7. Material de apoyo

4.8. Tarjetas

4.9. La documentación previa de los eventos

4.10. La documentación posterior al evento

5. Listado de comprobaciones

6. El papel de la secretaria el día del evento

Actividades.

Capítulo 4. Organización de eventos (II)

1. Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado

1.1. Calidad

1.2. Plazos y medios de entrega

1.3. Acuerdos verbales o contractuales

1.4. Servicios posventa

2. Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado

2.1. Precios de mercado

2.2. Condiciones y plazos de pago

2.3. Descuentos y bonificaciones

3. Medios convencionales y telemáticos de cobro y pago

3.1. Monedas y billetes normativa vigente para la entrada y salida de ciertas cantidades del país

3.2. Tarjetas bancarias crédito y débito-

3.3. Cheques de viajes y eurocheques

3.4. Transferencia y domiciliación bancaria

3.5. Empresas dedicadas al envío de dinero

3.6. Internet

3.7. Medios internacionales de pago básico

4. Documentos de cobro y pago

4.1. Notas de entrega y albaranes

4.2. Facturas proforma y definitiva

4.3. Los libros de registro relativos a la gestión de tesorería libro auxiliar de caja, arqueo de caja, libro auxiliar de bancos y conciliación bancaria

Actividades.

Capítulo 5. El protocolo empresarial (I)

1. Tratamiento dentro de la empresa

1.1. Trato diario

1.2. Uso del tú y del usted

1.3. Tratamiento en la recepción de personalidades y autoridades

2. Recepción de las visitas

2.1. El saludo y las presentaciones

2.2. Obligaciones con los visitantes

2.3. La precedencia en pasillos y escaleras

2.4. Las esperas

2.5. La puntualidad

3. El restaurante como parte de la oficina

3.1. Tipos de agasajos

3.2. Reglas que gobiernan la comida. Tipos de mesa, negociación, firma de acuerdos y ornamentación. La atención al invitado y la colocación de los asistentes

4. RD 2099/83, de ordenación general de precedencias en el Estado

4.1. Clasificación -carácter general y especial- y presidencia de los actos

4.2. Normas de precedencia

Actividades.

Capítulo 6. El protocolo empresarial (II)

1. El regalo en la empresa

1.1. Obsequiados y obsequiantes

1.2. Fiestas de Navidad, cumpleaños, antigüedad, jubilaciones, visitas, campañas

2. La etiqueta en hombres y mujeres

2.1. Vestuario de etiqueta

2.2. Media etiqueta

2.3. Vestuario formal

2.4. Vestuario informal

3. Ubicación correcta de los símbolos

3.1. Banderas ordenaciones

3.2. Himnos, escudos y condecoraciones

4. La imagen y la empresa

4.1. Estilo, operaciones y campañas

4.2. La identidad corporativa. Mensajes verbales, simbolismo, el logo, comportamiento, la opinión pública

Actividades.

Unidad formativa 3. Organización de viajes nacionales e internacionales

Capítulo 1. Servicios y productos de las agencias de viajes

1. Condiciones de contratación de un servicio

1.1. Paquete turístico y viaje combinado

1.2. Las reservas y su gestión. Tipos de reserva

1.3. Tarifas: conceptos y tipos

1.4. Modificaciones y anulaciones

2. Seguros de viaje, médicos y de automóviles

3. Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales

3.1. Transporte por carretera

3.2. Transporte ferroviario

3.3. Transporte marítimo

3.4. Transporte aéreo

4. Medios de realización: Internet, teléfono y otros

5. Derechos del viajero

5.1. Equipajes

5.2. Retrasos

5.3. Overbooking

5.4. Cambios de horario

5.5. La protección de consumidores y usuarios. Derechos y obligaciones del cliente y de la agencia

6. Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas

7. Características y funciones de organismos oficiales

7.1. Embajadas

7.2. Consulados

7.3. Oficinas de turismo

7.4. Acuerdos bilaterales entre países

Actividades.

Capítulo 2. Organización del viaje

1. Objetivos del viaje

2. Presupuesto

3. Lista de comprobación y confirmación

4. Documentación necesaria anterior al viaje

4.1. Visado

4.2. Pasaportes ordinarios y especiales

4.3. DNI

4.4. Permiso de conducir

5. Gestión de las necesidades del país o países que se visiten

5.1. Vacunación

5.2. Permisos especiales

5.3. Control de aduanas

5.4. Equipajes

5.5. Cambio de huso horario

5.6. Divisas

6. Itinerarios

7. Medios de transporte

8. Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto

9. Visitas turísticas

10. Información cultural y genérica

Actividades.

Capítulo 3. Planificación del viaje

1. Medios de locomoción

2. Horarios

3. Reservas de transporte

4. Alojamientos y tipos de pensión. Menús

5. Medios de cobro y pago

5.1. Monedas y billetes normativa vigente para la entrada y salida de ciertas cantidades del país

5.2. Tarjetas bancarias de crédito y de débito

5.3. Cheques de viajes y eurocheques

5.4. Internet

5.5. Medios internacionales básicos de pago

5.6. Cálculo del cambio

6. Intérpretes

7. Servicios especiales salas de reuniones, faxes, secretarios, despachos, salas audiovisuales

8. Documentación y preparación de las jornadas de trabajo

9. La oficina móvil

10. La agenda de reuniones

Actividades.

Capítulo 4. Documentación posterior al viaje

1. Informe económico

2. Justificantes

3. Notas de entrega

4. Albaranes

5. Facturas proforma

6. Facturas definitivas

7. Seguimiento de acuerdos

8. Evaluación y análisis de resultados

9. Archivo

10. Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales

Actividades.

Capítulo 5. Protocolo nacional e internacional y usos sociales

1. Invitaciones en España y en el extranjero

2. Forma y contestación de las invitaciones

3. Obligaciones con los visitantes

4. Protocolo y comunicación en países de religión musulmana

5. Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica

6. Protocolo y comunicación en diversos países

6.1. Australia

6.2. Japón

6.3. China

7. Diplomacia en la Unión Europea

8. Decálogo del protocolo empresarial internacional

Actividades.

Bibliografía.